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用好周报制度,务忘“三板斧,九字诀”
发表日期:2020-07-26 11:01:01 来源:

周报怎么写更高效?怎么能推动体育目标的实现和个人成长?有哪些实用的要诀?

 

文:李海燕(爱空间科技副总裁、资深人力资源从业者) 

责任编辑:庄文静

 

关于周报,不得不说这么一个小小的管理工具,却大有门道。

 

上一期,笔者和大家沟通了什么是好周报。即使再好的管理工具,也只有用起来,你才能真正体会其魅力所在。正如笔者每写一次周报,都会有新的感知和收获。

 

同时,我也在看团队每一位伙伴的提交情况。从推行周报机制到现在写文章时为止,已经10多期了。既然说21次才能形成习惯,那么大家已经熬过了最不适应的时候。于是,我近日给公司管理干部又一次分享并复盘了周报的推行及内容,以期每个人可以注入心力,让周报真正助力公司业务发展,并能让员工进入“十分”状态。

 

如果你的公司刚开始推行周报,那么到底要注意什么?有什么要诀?在此,笔者本期与大家分享一下周报推行的“三板斧、九字决”,相信周报的内涵及推行要点便一目了然了。

 

1

一板斧:时必督

 

为使周报更有价值,我们确定了周报提交的时间,即员工周六提交,管理者周日提交。为什么这样规定?其核心目的是为了让管理者可以先了解下属的工作状态、完成情况,以及需要的关注点等方面。

 

在初期推行此事时,我发现大家往往不记得何时提交周报。这时,监督提醒变得尤为重要,先解决从0到1的问题,即有与没有做。因此,做与还是不做是推行周报的第一步。

 

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于是,我们一般通过晒周报及系统提醒“双轮驱动”的方式来实现施行周报制度。要想做好周报,应用信息系统将使这项工作更智能化。

 

晒周报即在公司的管理干部群里,晒每个部门所有成员周报提交的情况。比如:**部门人数:**人;按时提交:**人;未按时提交:**人。

 

以这种群里通晒的方式来督促周报的按时提交率。还有一种方式,即在信息系统中,可以实时清楚下属的周报提交情况,没有按时提交周报的员工,则会被提醒(系统提醒、邮件提醒、短信提醒等)。提醒之路无处不在,只为大家按时提交。

 

这看似小事,但坚持起来却并不容易。并且,这也是周报推行过程中的首要一步,千万不可小视。

 

2

二板斧:收必评

 

各位试想,如果你提交的事项得不到反馈,将会是什么感受?人在发出一个信息后,接下来的就是期待有一个反馈。

 

反馈有两种方式,即一级反馈及二级反馈。一级反馈,是指收到员工的周报以后,只反馈评价结果,即好的好或不好,但并不说明具体原因;而二级反馈,是指不仅明确评价结果,同时还要写出好与不好的原因到底是什什么。

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比如,某个员工将所有的工作均明确出了工作的成果,但没有总结与反思,周报呈现的是以下内容。

 

招聘:本周面试42人,初试通过11人,复试通过5人,发offer2人——设计师1人、数据专员1人……

 

你看出来,这有什么问题吗?P与“优秀周报”做一下对比,想必你一定会找到问题点。而作为直接领导,你将会怎么做呢?你可以回复“收到、加油”,也可以进行有意义和价值的点评。

 

有一位管理者,对周报进行了明确的二级反馈,即从周报的表达中帮助员工尝试突破,从讲事实到讲目标、讲结果、讲路径和讲收获。

 

到了提交新一期周报时,此员工将周报修改为:

 

“本周目标:数据支持1-2周内到岗,设计师、客户环亚持续补员;策略:数据支持调整为第一需求,重新盘点岗位技能要求后调整面试内容;结果:本周面试31人,初试通过9人,复试通过5人;发offer3人——数据支持1人,室内设计师1人,客户环亚1人;到岗2人——数据支持1人,室内设计师1人。

 

总结:招聘结果不好时,及时深入了解招聘需求、技能、岗位等详细信息。很多时候,招聘效果不好是方向有问题,调整后可更好地解决问题。”

 

因此,大家可以比较一下有反馈与没反馈的区别,以及一级反馈与二级反馈的区别。管理者用短短几句话对于下属的反馈,将会成为下属成长过程中的关键点。

 

从改进后的这段工作总结中,你有没有发现这样的周报很有价值,即:找到了招聘的突破口,并进行了反思、沉淀与描述。不仅如此,管理者还会看出员工的成长。同时,从管理者的反馈中,也可以反映出管理者的认知、能力与水平。只做一级反馈的管理者,看不到员工出现问题的核心点,则无法提出,也无法帮助员工成长;而能给出二级反馈的管理,也通常是一位合格的管理者。

 

3

三板斧:会必议

 

对于一个体育来讲,仅通过考核推进工作无疑过于被动,因此过程管理与结果考核就显得尤为重要。而过程管理常用的一个工具,就是开例会。很多企业都是开周例会的,笔者也是如此。每个部门在开周例会的同时,均要先讲一讲上周的总结与本周的计划。各位有没有发现,这和我们推行的周报又是一脉相承的。

 

但在企业发展过程中,经常出现“两张皮”的现象,即说的是A、做的是B、考核是C,这也是我的亲身经历。于是,我常想一些企业在这么“不靠谱”的前提下,还能取得不错的业绩,如果真正能够做到3A,即说的是A、做的是A、考核是A,那么这家企业得有多牛啊!

 

而周报就是这样的一个神奇的工具,可以帮助我们实现3A。

 

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具体怎么做?笔者给大家推荐一个“三字诀”。过去,来沟通工作进展、问题和对策,都要做会议纪要,现在就不用了。因为在周报的系统上,均明确写着大家的总结与计划。在开会的过程中,只要认真地对应周报内容来汇报、讨论、复盘、推进就可以了。

 

试想,这样做的最大好处是什么?一是所有人写周报时不再糊弄,因为开会时所有部门同仁都会看到;二是周报内容将作为评价的基础,于是需要字斟句酌、认真考量;三是白纸黑字确定的事项,未来可查。于是,大家会变得更加认真高效。同时,这也成为彼此学习的机会,每个人都会看到别人的周报,当所有的事从桌下搬到桌面上的时候,往往会减少许多职业倦怠感与懒惰。这岂不是一举两得?体育、个人都受益。

 

可见,小小的周报对体育大有作用,但若没有耐心、恒心、毅力,也不可能成功。所谓“念念不忘,必有回想回响”,就让我们静待花开。

来源:中外管理


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